Eski yazılımdan yeni sisteme veri taşırken neye dikkat edilmeli?

Yeni yazılımın ekranları hazır olabilir; fakat eski sistemdeki veriler doğru taşınmadıysa iş yine aksar. Müşteri geçmişi eksik görünür, stok miktarı tutmaz veya eski siparişin hangi firmaya ait olduğu anlaşılmaz. Veri taşıma bu yüzden projenin son günü yapılacak küçük bir işlem olarak görülmemelidir.

İyi bir geçiş planı, hangi verinin taşınacağını ve yeni sistemde ne anlama geleceğini önceden tanımlar. Eski bilgilerin tamamını sorgulamadan aktarmak, eski karışıklığı yeni yazılıma taşımak anlamına gelebilir.

Önce kayıtların neyi temsil ettiğini anlayın

Eski sistemde “aktif” alanı müşterinin çalışmaya devam ettiğini mi, hesabın açık olduğunu mu, yoksa yalnızca kaydın silinmediğini mi anlatıyor? Yeni sistemde aynı isimle bir alan bulunması, anlamının aynı olduğunu garanti etmez.

Müşteri, ürün, sipariş, tahsilat ve stok hareketleri için alan eşleştirmesi yapılmalıdır. Tarih biçimleri, para birimleri, ölçü birimleri ve boş değerler ayrıca incelenmelidir. Özellikle serbest metin olarak tutulan bilgilerin yeni sistemde sabit seçeneklere dönüşmesi dikkat gerektirir.

Temizlik yaparken geçmişi silmeyin

Aynı müşterinin farklı adlarla açılmış kayıtları birleştirilebilir. Ancak önce bu kayıtların işlemlerle bağlantısı anlaşılmalıdır. Yanlış birleştirme, iki ayrı şirketin geçmişini tek hesapta gösterebilir.

Taşınmayacak veriler için de karar gerekir. Bazı eski kayıtlar yeni sistemin günlük ekranlarında yer almayabilir; yine de gerektiğinde erişilebilir arşivde tutulmaları istenebilir. Operasyonel ihtiyaçlar ve saklama yükümlülükleri ilgili kişilerle değerlendirilerek kapsam belirlenmelidir. Teknik ekip, hangi kaydın iş açısından gereksiz olduğuna tek başına karar vermemelidir.

Deneme aktarımında yalnızca satır saymayın

Eski sistemde bin müşteri, yeni sistemde bin müşteri olması iyi bir başlangıç kontrolüdür. Fakat yeterli değildir. Örnek müşterilerin siparişlerini, açık bakiyelerini ve bağlı belgelerini birlikte incelemek gerekir.

Toplam stok, dönemsel işlem toplamları ve seçilmiş kayıtlar karşılaştırılabilir. Sayısal tutarlılığın yanında Türkçe karakterler, ek dosyalar ve tarihlerin doğru görünmesi de kontrol edilmelidir. Hatalar kaydedilip aktarım kuralları düzeltildikten sonra deneme tekrarlanır.

Geçiş gününde veri girişi nasıl sürecek?

Eski sistem kullanılırken alınan bir kopya kısa sürede eskir. Bu nedenle son aktarım sırasında yeni kayıtların nasıl yakalanacağı belirlenmelidir. Kısa süreli giriş durdurma, son değişiklikleri aktarma veya kontrollü paralel kullanım gibi seçenekler işin yapısına göre değerlendirilir.

Geri dönüş planı da aynı derecede önemlidir. Yeni sistemde işlem başladıktan sonra eski yedeğe dönmek, aradaki yeni kayıtları kaybettirebilir. Hangi noktada geri dönülebileceği ve sonradan oluşan verinin nasıl korunacağı açık olmalıdır.

Geçiş tamamlandığında örnek işleri gerçek kullanıcılarla yürütün. Teslim belgelerine aktarım kapsamını ve kontrol sonuçlarını ekleyin. Başarılı taşıma, verinin yeni yerde bulunması kadar günlük işte doğru kullanılabilmesidir.