Teklif formunda hangi alanlar zorunlu olmalı?

Uzun bir teklif formu satış ekibine ayrıntı sağlayabilir; müşteriye ise henüz karar vermediği sorular yöneltebilir. İlk temasta amaç projenin bütün şartnamesini çıkarmak değil, doğru kişiye anlamlı dönüş yapabilmektir.

İlk görüşme için gerekeni sorun

Bir yazılım talebinde iletişim yöntemi, ihtiyaç türü ve kısa açıklama çoğu zaman ilk değerlendirmeyi başlatır. Kesin bütçe veya ayrıntılı teknik altyapı bilgisi her ziyaretçide bulunmaz. Bu alanları zorunlu yapmak yerine seçenekli ya da isteğe bağlı sunabilirsiniz.

Örneğin “Kaç kullanıcı olacak?” sorusuna yalnızca sayı kabul etmek yerine yaklaşık aralıklar ve “Henüz belli değil” seçeneği koymak işe yarar. Kullanıcı tahmin uydurmadan ilerleyebilir.

Gereksiz bilgi toplanmasın

Her alan için “Bu bilgiyle hangi kararı veriyoruz?” diye sorun. Yanıt yoksa alanı kaldırmayı değerlendirin. Gönderimden sonra ne olacağını açıklayın ve hataları ilgili alanın yanında gösterin. Form kalitesini yalnızca gönderim sayısıyla değil, ekibin gerçekten değerlendirebildiği taleplerle ölçün.

Alanları iki aşamaya ayırın

+Örnek olarak ilk formda hizmet türü ve kısa ihtiyaç alınabilir; ayrıntılı süreç listesi görüşmeden sonra istenebilir. Böylece ziyaretçi henüz bilmediği teknik sorulara cevap uydurmaz. Satış ekibi her görüşmede aynı eksik bilgiyi soruyorsa o alanı ilk forma eklemek değerlendirilebilir. Formu kısaltmak başlı başına hedef değildir; ilk görüşmeye yetecek bilgi ile doldurma yükü arasında denge kurulur.